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| 崗位分析及崗位說明書(樣本)
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崗位分析及崗位說明書
目 錄
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一、崗位工作分析
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二、崗位工作說明書
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三、崗位說明書的填寫
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四、案例分析研究
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一、崗位工作分析
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崗位工作分析也就是崗位分析，即是指對某工作進行完整的描述或說明，以便為人力資源管理活動提供有關崗位方面的信息，從而進行一系列崗位信息的收集、分析和綜合的人力資源管理的基礎性活動。很多企業由于缺乏準確的工作說明而付出了很大的代價，結果導致了很多人力資源工作缺乏針對性，難以開展。那么如何制訂崗位工作說明書呢？崗位分析要從以下八個要素開始著手進行分析，即(7W1H):
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WHO:誰從事此項工作，責任人是誰，對人員的學歷及文化程度、專業知識與技能、經驗以及職業化素質等資格要求。
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WHAT: 在雇員要完成的工作任務當位中，哪些是屬于體力勞動的范疇、哪些又是屬于智力勞動的范疇呢？
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WHOM:為誰做，即顧客是誰。這里的顧客不僅指外部的客戶，也指企業內部的員工，包括與從事該工作的人有直接關系的人：直接上級、下級、同事、客戶等。
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WHY:為什么做，即工作對從事該崗位工作者的意義所在。
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WHEN: 工作任務應該被要求在什么時候完成呢？
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WHERE:工作的地點、環境等。
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What qualificatiaons：從事這項工作的雇員應該具備哪些資質條件呢？
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HOW:如何從事或者要求如何從事此項工作，即工作程序、規范以及為從事該工作所需要的權利。
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崗位工作分析是一項復雜的系統工程，企業進行崗位工作分析，必須統籌規劃，分階段、按步驟地進行。進行崗位工作分析通常使用的方法有：問卷調查、總結分析、員工記錄、直接面談、觀察法等方法。有了崗位工作分析的結果以后，我們就可以著手制定崗位工作說明書了。
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二、崗位工作說明書
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也稱崗位說明書，是表明企業期望員工做些什么、員工應該做些什么、應該怎么做和在什么樣的情況下履行職責的總匯。崗位工作說明書最好是根據公司的具體情況進行制定，而且在編制時，要注意文字簡單明了，并使用淺顯易懂的文字填寫；內容要越具體越好，避免形式化、書面化。
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另外，在實際工作當中，隨著公司規模的不斷擴大，崗位說明書在制定之后，還要在一定的時間內，有必要給予一定程度的修正和補充，以便與公司的實際發展狀況保持同步。而且，崗位工作說明書的基本格式，也要因不同的情況而異，但是大多數情況下，崗位說明書應該包括以下的主要內容：
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1.崗位基本資料：包括崗位名稱、崗位工作編號、匯報關系、直屬主管、所屬部門、工資等級、工資標準、所轄人數、工作性質、工作地點、崗位分析日期、崗位分析人等等。
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2.崗位分析日期：目的是為了避免使用過期的崗位說明書。
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3.崗位工作概述：簡要說明崗位工作的內容,并逐項加以說明崗位工作活動的內容，以及各活動內容所占時間百分比，活動內容的權限；執行的依據等。
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4.崗位工作責任：包括直接責任與領導責任（非管理崗位則沒有此項內容），要逐項列出任職者工作職責。
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5.崗位工作資格：即從事該項崗位工作所必須具備的基本資格條件，主要有學歷、個性特點、體力要求以及其他方面的要求。
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崗位說明書是指對對崗位工作的性質、任務、責任、環境、處理方法以及對崗位工作人員的資格條件的要求所做的書面記錄。它是根據崗位分析的各種調查資料，加以整理、分析、判斷所得出的結論，編寫成的一種文件，是崗位工作分析的結果。此外，有必要注意的是，崗位工作說明書的內容，可依據崗位工作分析的目標加以調整，內容可繁可簡。
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崗位工作說明書的外在形式，是根據一項工作編制一份書面材料，可用表格顯示，也可用文字敘述。編制崗位工作說明書的目的，是為企業的招聘錄用、工作分派、簽訂勞動合同以及職業指導等現代企業管理業務，提供原始資料和科學依據。
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崗位工作說明書一般由人力資源部門統一歸檔管理。爾后，崗位工作說明書的編寫，也并不是一勞永逸的工作。實際中，當企業組織系統內經常有出現職位增加、撤消的情況，更常見的情形便是崗位的某項工作職責和內容的變動，甚至于每一次工作信息的變動，都應該要求及時記錄在案，并迅速反映到崗位工作說明書的調整之中。在遇到崗位工作說明書要加以調整的情況下，一般由崗位所在部門的負責人，向人力資源部提出申請，并填寫標準的崗位說明書修改表，由人力資源部門進行信息收集，并對職位說明書做出相應的修改。
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三、崗位說明書的填寫
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崗位說明書的格式可以是多種多樣的,關鍵是要在使用了統一格式的崗位說明書后，應該用準確、簡潔的語言，將上述的五大部份全部或主要部份加以表述，以便形成規范、準確、使用方便的管理文件。
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眾所周知，不同的企業和組織都有各自特點和急需解決的問題。有的是為設計培訓方案，提高員工的技術素質；有的是為了制定更切合實際的獎勵制度，調動員工工作的積極性；還有的是為根據工作要求，改善工作環境、提高安全性。因此，這些企業和組織所要進行的崗位工作分析的側重點就不一樣。可一般來說，崗位工作分析主要包括兩方面的內容：
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（一）崗位描述
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崗位描述就是確定崗位工作的具體特征。它包括以下幾個方面的內容：
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1、 崗位名稱。即指崗位所從事的是什么工作。
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2、 崗位活動和程序。包括所要完成的工作任務、工作職責、完成工作所需要的資料、機器設備與材料、工作流程、工作中與其他工作人員的正式聯系以及上下級關系。
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3、 工作條件和物理環境。包括正常的溫度、適當的光照度、通風設備、安全措施、建筑條件，甚至工作的地理位置。
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4、 社會環境。包括工作團體的情況、社會心理氣氛、同事的特征及相互關系、各部門之間的關系等。此外，應該說明企業和組織內以及附近的文化和生活設施。
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5、 職業條件。由于人們常常根據職業條件來判斷和解釋職務描述中的其它內容，因而這部分內容特別重要。職業條件說明了工作的各方面特點：工資報酬、獎金制度、工作時間、工作季節性、晉級機會、進修和提高的機會、該工作在本組織中的地位以及與其它工作的關系，等等。
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（二）崗位要求
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崗位要求說明了從事某項工作的人所必須具備的知識、技能、能力、興趣、體格和行為特點等心理及生理要求。制定工作要求的目的是決定重要的個體特征，以此作為人員篩選、任用和調配的基礎。
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崗位要求包括：有關工作程序和技術的要求、獨立判斷與思考能力、記憶力、注意力、知覺能力、警覺性、操作能力（速度、準確性和協調性）、工作態度和各種特殊能力要求。崗位要求還包括文化程度、工作經驗、生活經歷和健康狀況等。崗位要求可以用經驗判斷的方法獲得，也可以通過統計分析方式來確定。
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基于以上崗位分析的基礎理論，是從大的方面加以分析出崗位說明書的成果。若根據某公司職（崗）位說明書的描述，再加以細化分析，具體可從以下幾個方面進行考慮：
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1、 崗位基本信息
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崗位基本信息也稱為工作標識。包括崗（職）位名稱、崗位編號、姓名、所屬部門、直接上級、職等職級、定員等。
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2、 工作內容描述
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這是最主要的內容，此欄詳細描述該職位所從事的具體的工作，應全面、詳盡地寫出完成工作目標所要做的每一項工作，包括每項工作的綜述、活動過程、工作聯系和工作權限。同時，在這一項中還可以同時描述每項工作的環境和工作條件，以及在不同階段所用到的不同的工具和設備。
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3、 任職資格
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（1）教育背景 此項填寫從事該職位目前應具有的最低學歷要求。在進行工作分析時，經常有這樣的情況：某職員是一位有多年工齡、經驗豐富的高中學歷的員工，但他的教育背景顯然不能代表所需要的教育水平。在確定教育背景時應該考慮，如果讓一位新員工來工作，他最低應是什么學歷，而不一定是當前在職員工的學歷。
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（2）經驗 此項反應從事該職位之前，應具有的最起碼的工作經驗要求，一般包括兩方面，一是專業經歷要求，即相關的知識經驗背景；另一個需要的是本組織內部的工作經歷要求，尤其針對組織中的一些中、高層管理職位。
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（3）技能要求 此項反映從事該職位應具有的基本技能和能力。某些職位對專業技能要求較高，沒有此項專業技能就無法開展工作。而另一些職位相比之下則對某些能力要求更為明確。
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（4）個性特質 指從事該崗位通常需要從業人員具備何種性格特征。
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（5）培訓經歷 此欄反映從事該職位前，應進行的基本的專業培訓，否則將不允許上任或不能勝任工作。具體是指員工在具備了教育水平、工作經驗、工作技能之后，還必須經過哪些培訓。
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（6）其它 例如反映該崗位通常表現的工作特性，在流水線上可能需要三班倒；在高科技企業中需要經常加班；建筑施工人員經常出差；一般管理人員則正常上下班等。
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4、 責權范圍
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（1） 責任 指此項工作所擔負的職責和應當按時完成的任務。
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（2） 權力 一定的工作崗位要承擔一定的責任，必須要有相映成趣的人、財、物上的支配權力。
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四、案例分析研究
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（案例摘要） “瑪麗，我真不知道你到底需要怎樣的機械操作工？”高爾夫機械制造有限公司人力資源部經理約翰•安德森說道：“我已經為你送去了四個人給你面試，并且這四個人看上去都大致符合所需崗位說明書的要求，可是，你卻將他們全部拒之于門外。”
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“符合崗位說明書的要求？”瑪麗頗為驚訝地回答道：“可我所要找的卻是那種一錄用，就能夠直接上手做事的人；而你送給我的人，都不能夠勝任實際操作工作，并不是我所要找的人。再者，我根本就沒瞧見你所說的什么崗位說明書。”
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聞聽此言，約翰二話沒說地為瑪麗拿來崗位說明書的復印件。當他們將崗位說明書與現實所需崗位逐條加以對照時，才發現問題之所在：原來這些崗位說明書已經嚴重地脫離實際，也就是說，崗位說明書沒有將實際工作中的變動寫進去。例如，崗位說明書要求從業人員具備舊式鉆探機的工作經驗，而實際工作卻已經采用了數控機床的最新技術。因此，工人們為了更有效率地使用新機器，必須得具備更多的數學知識。
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在聽完瑪麗描述機械操作工作所需的技能以及從業人員需要履行的職責后，約翰喜形于色地說道：“我想我們現在能夠寫出一份準確描述該項工作的崗位說明書，并且使用這份崗位說明書作為指導，一定能夠找到你所需要的合適人選。我堅信，只要我們的工作更加緊密地配合，上述那種不愉快的事情，決不會再發生了。”
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（問題分析） 首先，必須要認識到，雖然崗位說明書在上述案例中，不能非常準確無誤地界定出招聘崗位所要求的職責與技能，但是，人力資源部經理約翰●安德森沒有崗位說明書的幫助，就很難確定出所需崗位應該具備何種專業技能了。通過以上案例，可以發現這具有普遍規律性的人力資源管理問題，那就是崗位說明書所描述的崗位與實際工作當中的崗位并不是絕對同一的概念。
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盡管在當今二十一世紀，科技發展神速、工作崗位的內涵和要求變化如此之快，使得那些一成不變的崗位說明書，在實際工作當中起到的作用是如此的蒼白，甚至于起到適得其反的作用。但是，除上述案例列舉的要求人力資源部與用人單位親密無間地協作外，持續不斷地工作分析工作也可以用來規避崗位說明書的負面影響外。
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眾所周知，工作分析作為人力資源管理的一項基礎性工作，即使連用于編制崗位說明書的全套資料，也全都來源于通過科學的工作分析所采集到的信息。根據現代科學管理理論，工作分析就是指科學地規劃出組織體系中的各個崗位在從業的過程中，應該履行哪些職責，具備哪些知識，需要何種技能的管理過程系統。
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如上述工作分析的質界定義與量化案例觀，工作分析并不是一項一勞永逸的孤立人力資源管理的基礎性工作，而是一個具有重復性行為而就高于原有行為的管理過程系統。最少要在如下三種情形中，必須要進行工作分析這一人力資源管理工作。
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第一種情形是在初創組織體系時，著手進行工作分析便是企業的第一次工作分析行為了。其次，企業新增工作崗位，要進行工作分析。最后一種情形通常是，由于新技術、新方法、新工藝、新系統的使用，導致崗位工作內容的變動，也應進行工作分析。而崗位工作分析的信息、資料通常被用來厘定工作規范或編制崗位說明書了。
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本文系博銳管理 作者 王劍東
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